Afinal, o que é workflow e por que ele é importante?

Uma boa gestão empresarial inclui processos, pessoas e tecnologia. A sinergia entre esses três elementos proporciona um diferencial competitivo e facilita o sucesso do negócio como um todo.

Hoje, uma ferramenta que contribui muito para esse crescimento empresarial é o workflow, uma tecnologia que gerencia os processos e usa a organização para automatizá-los e otimizá-los.

Nesse post, você aprenderá melhor o conceito de workflow, como ele funciona e quais os seus reais benefícios na gestão empresarial. Siga conosco!

Entenda o que é workflow

Entenda o que é workflow

Todo colaborador possui tarefas a serem realizadas e que seguem um processo. Na maioria das vezes, esse processo é acordado entre os membros das equipes envolvidas e o conhecimento fica na mente de cada pessoa. É um método falho e que pode gerar inconvenientes para a empresa e seus clientes.

A missão do workflow é descomplicar e agilizar esses processos. Para exemplificar, peguemos como exemplo uma tarefa que, para ser completada, tem que passar por uma quantidade de pessoas ou departamentos. Isso toma tempo e gasta recursos, já que a informação tem que fluir entre todos de maneira correta. Com o workflow, todo esse processo se dá com economia de tempo e dinheiro. Cada participante é notificado assim que sua parte do trabalho está disponível para execução. O software envia as informações necessárias e atualizadas e até dá sugestões inteligentes.

Para que serve o workflow?

Para que serve o workflow?

Basicamente, o workflow foi criado para minimizar os problemas que ocorrem na coordenação de trabalhos em conjunto. Essa tecnologia é importante também para:

  • Agilizar e simplificar as comunicações;
  • Melhorar a criação cooperativa de documentos, especificações, projetos e códigos;
  • Realizar uma divisão mais eficaz do trabalho;
  • Alertar colaboradores quanto à ocorrência de importantes eventos e mudanças;
  • Melhorar o processo de tomada de decisão.

Como funciona o workflow?

Como funciona o workflow?

O primeiro passo para implementar o workflow é fazer um levantamento de todas as tarefas e como elas devem ser completadas. Deve-se também documentar cada etapa do processo e como elas estão conectadas entre si, se são sequenciais ou simultâneas.

O workflow aloca as tarefas para uma pessoa, grupo de pessoas, departamento ou sistema de computador. Enquanto aloca, a workflow comunica toda a informação necessária para os participantes e assim que uma etapa é concluída, outra ação é determinada automaticamente numa cadeia de eventos controlada de forma inteligente.

Quais os benefícios do workflow para as empresas?

Quais os benefícios do workflow para as empresas?

Estabelecer um workflow na empresa que você trabalha gera uma série de vantagens para toda a organização. Entre elas, podemos citar:

  • Facilidade na troca de informações, tarefas e eventos;
  • Acesso a informações atualizadas sobre o andamento da tarefa;
  • Melhoria no entendimento de todo o processo;
  • Definição de tempo máximo para a execução das ações, tornando o processo mais rápido;
  • Maior identificação de possíveis gargalos no processo;
  • Memorização das informações sobre clientes e histórico dos participantes;
  • Alocação dos procedimentos de forma inteligente e com economia de tempo;
  • Diminuição da quantidade de e-mails, papeis e memorandos;
  • Garantia de segurança das informações devido à automatização das tarefas;
  • Transparência em todas as etapas do processo;
  • Maior controle administrativo;
  • Aumento de produtividade;
  • Redução de custos.

Como implementar um workflow?

Como implementar um workflow?

Como vimos, o workflow é uma tecnologia que traz muitas vantagens para a empresa e facilita bastante o trabalho dos colaboradores. Para começar a implementá-lo, é importante definir algumas questões:

  • Identificação dos processos: quais são e em que aspectos precisam ser melhorados?
  • Mapeamento dos processos: entenda os passos, os participantes, a informação trocada e o objetivo;
  • Modelação dos processos: identifique e elimine gargalos, desperdícios, ações duplicadas. Estabeleça uma forma nova e melhorada;
  • Teste dos processos: execute os processos da nova maneira, incluindo todos os participantes;
  • Melhoria dos processos: verifique o que deu certo e o que não funcionou tão bem. Faça as modificações necessárias;
  • Automatização dos processos: momento de tornar os processos automáticos e usar um software de workflow.

Vale lembrar que, assim como em muitas tecnologias, o workflow é um processo que demanda uma melhoria contínua. Ele precisa ser revisto sempre que ocorram mudanças nas estratégias da empresa.

Como vimos, o atual mundo corporativo exige cada vez mais resultados, com economia de tempo e recursos. As tecnologias criadas para esse fim ganham espaço no mercado de TI e o workflow é uma delas. Você tem experiência com essa tecnologia? Aproveite os comentários abaixo e aprofunde o assunto!

2

versao-4