Super PMO: o que é e qual sua importância?

O que é PMO e qual sua importância

A competitividade no mundo corporativo está cada vez mais acirrada. Em todos os segmentos, as organizações precisam entregar mais resultados, com menos recursos e no tempo adequado. Com esse cenário, as empresas precisam ser mais ágeis e organizadas e se veem obrigadas a profissionalizar sua Gestão de Projetos.

É com essa missão que surge o PMO, Project Management Office ou Escritório de Gerenciamento de Projetos. Esse é o departamento responsável pela definição e manutenção dos padrões de gerenciamento de projetos na empresa, com o objetivo de otimizar o controle e a execução de propostas da organização como um todo ou de uma área específica.

Nesse artigo, vamos explorar mais o conceito de PMO e entender suas funções e benefícios para a empresa. Acompanhe!

O que faz o Super PMO?

O que faz o PMO

O PMO é um grupo de pessoas ou um departamento em uma organização que é responsável por definir e manter padrões de gerenciamento de projetos. Vale lembrar que, numa empresa pequena, mesmo uma única pessoa pode ser considerada o PMO.

Dentro de uma organização, O PMO pode se desdobrar em vários tipos, tais como: PMO de Suporte, PMO departamental, PMO Estratégico e PMO Centro de Excelência. Entre suas diversas funções, o trabalho do PMO é constituído por:

  • Gerenciamento de Portfolio: pode participar ativamente na gestão de Portfolio ou ser totalmente responsável por ela;
  • Gerenciamento de recursos: tem a responsabilidade de gerenciar quem trabalha em determinado projeto;
  • Gerenciamento de projeto efetivo: gerencia todos os projetos ou os mais importantes;
  • Documentação/modelos: decide quais ferramentas de gerenciamento de projetos são utilizadas;
  • Treinamento dos gerentes de projeto: garante que a eficiência dos gerentes de projeto satisfaz as necessidades do projeto.

Quais os poderes do Super PMO?

Qual a importância do PMO

Hoje, muitas empresas já se conscientizaram do valor do PMO e dos seus benefícios para o negócio. Cada vez mais, os números indicam o quão importante é esse departamento. De acordo com o Relatório CHAOS Standish, de 2009, apenas 32% dos projetos são concluídos com total sucesso, dentro do prazo e custo previstos. É exatamente aqui que se justifica a importância do PMO trabalhando na organização para reverter esse quadro negativo.

Há muitos motivos que explicam as falhas nos projetos. Uma pesquisa da PwC mostra que 30% das falhas de projetos são causadas por planejamentos e estimativas inadequados. Outros 16% dos insucessos derivam da falta de patrocínio executivo e 12% de metas e objetivos mal definidos. Por outro lado, o mesmo estudo aponta que ter um PMO estabelecido é uma das principais razões que melhoram a entrega dos projetos.

Confira abaixo mais algumas vantagens de se investir num PMO:

Otimiza o Gerenciamento de Projetos

Ao monitorar todos os prazos, orçamentos e o progresso dos projetos, o PMO torna-se um centro de apoio que auxilia no suporte a decisões estratégicas.

Aumenta a rentabilidade e taxa de sucesso

O PMO gera rentabilidade ao negócio porque assegura um bom gerenciamento dos projetos. De acordo com uma pesquisa realizada pelo PMI (Project Management Institute), 50% das empresas que têm esse departamento disseram que eles têm melhorado as taxas de sucesso, chegando a 65% em empresas que aplicam o PMO há quatro anos.

Cria soluções melhores

Um PMO costuma ser formado por equipes multidisciplinares que, juntas, buscam atingir um único objetivo. Como consequência, os colaboradores da empresa ficam mais engajados e há um sentido real de integração. Esse ambiente organizacional quebra o individualismo e gera soluções mais aprimoradas para toda a empresa.

Foco no mais importante

Sem um PMO funcionando, o gerente de projetos investe muito tempo para controlar tudo. Com o escritório esse tempo é otimizado e o gestor se torna mais produtivo e pode concentrar sua energia em tarefas mais importantes.

Qualifica as equipes e aprimora os processos

O PMO desenvolve, implanta e monitora os processos organizacionais, reduzindo os retrabalhos, desperdícios e serviços de baixa qualidade. Por estar em constante interação com os colaboradores, o PMO atua como uma consultoria e aconselha sobre as melhores práticas.

Como vimos nesse artigo, o PMO aumenta muito as taxas de sucesso total de um projeto. Felizmente, muitas empresas brasileiras têm percebido o valor desse departamento e investido numa Gestão de Projetos bem definida e organizada. E você? Use os comentários e conte para a gente sua experiência na área. A empresa que você trabalha tem investido num Super PMO?

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